私人企业简单的财务制度，老板，别再凭感觉管钱了，这几招够用！

作为一名在注会行业摸爬滚打多年的老财务，我见过太多形形色色的企业主，有身价过亿却还在用Excel记账的工厂老板，也有开着三家连锁店却连自己赚了多少都算不清的餐厅经理，每当我和他们聊起“财务制度”这四个字，很多人的第一反应就是皱眉头：“哎呀，我们那是小公司，用不着像大集团那样搞那么复杂吧？太麻烦了，影响效率。”

说实话，这种想法我太理解了，私人企业，尤其是处于初创期或成长期的中小企业，讲究的是“快”和“活”，如果为了管钱，搞得填个报销单要找五个人签字，买个笔都要走半个月流程,那这公司确实没法干了。

“简单”绝不等于“没有”，更不等于“混乱”。

今天这篇文章，我想抛开那些教科书上晦涩难懂的会计准则，用咱们平时唠嗑的方式，聊聊私人企业到底需要一套什么样的“简单财务制度”，这不仅是帮你看住钱袋子,更是为了让你晚上睡个安稳觉。

别把“家”和“公司”混成一锅粥

这是我必须要强调的第一点,也是私人企业最容易踩的坑。

【生活实例】 前两年，我有个做建材生意的朋友老张，生意做得不错，一年流水几千万，老张是个爽快人，公司账上有点钱，老婆要买名牌包，直接拿公司的卡刷；孩子要交择校费，也让财务从公户支；甚至连家里周末聚餐买菜的钱，都拿回公司报销，老张的理由是：“公司是我开的，钱也是我赚的，我拿自己的钱花，有什么问题？”

结果问题大了，年底一算账，虽然流水大，但利润薄得可怜，更要命的是，因为公私不分，税务局在稽查时，认定他大量的家庭消费属于企业“视同销售”或者“未分配利润”，不仅补缴了巨额的个人所得税，还因为账目混乱，面临罚款风险，老张当时那个悔啊，拍着大腿说：“我以为我是拿自己的钱，没想到是在给自己埋雷！”

【个人观点】 在我看来，私人企业财务制度的第一条铁律，亲兄弟，明算账”。 哪怕这公司就是你一个人的，你也必须给自己发工资，该算的利息要算,该花的公款要公款。

一套简单的财务制度，首先要确立“法人独立”的概念，你需要给自己划定一条红线：公户的钱是用来经营公司的，私户的钱是用来养家的，如果你急需资金周转，可以借钱给公司或者从公司借款，但要在账面上做成“借款”手续,按规定处理。

这样做，第一是为了规避税务风险（这点非常非常重要，现在金税四期上线后，大数据查得很严）；第二，这能让你真正看清这家公司到底赚没赚钱，别等到公司倒闭了，才发现原来是被自己的“无序消费”拖垮的。

收支两条线：别让业务员揣着现金过夜

很多私人企业老板喜欢用“老板娘”或者“亲信”出纳，觉得这样放心，这没问题,但操作流程不能乱。

【生活实例】 我之前辅导过一家做装修的小公司，老板是个年轻的设计师，很有才华，他为了省事，让项目经理直接向客户收取工程款，然后扣除自己的提成和工人的工资，剩下的再交回公司，有一回，一个项目经理拿了客户5万块钱首付款，结果当晚去赌博输了个精光，第二天项目经理跑路了，客户找上门要装修，老板傻眼了：钱没进公司账，但他得对客户负责啊，最后老板只能自掏腰包垫付,差点资金链断裂。

【个人观点】 这就是典型的“收支两条线”没执行到位，在私人企业，“钱”和“人”必须分离。

一个简单的财务制度里，必须规定：除了公司指定的出纳或财务人员，任何业务人员不得经手现金。

现在的移动支付这么发达,这其实不难做到。

收款： 所有的公司收款账户（公户、支付宝、微信）必须由财务统一掌控，业务员可以谈单,但钱必须直接进公司账户。
付款： 所有的支出必须走审批流程，哪怕是你老板自己要花钱,也要让出纳看到签字后的单据才能给钱。

我知道有些老板会担心：“这样会不会让员工觉得我不信任他们？” 我的观点是：信任是宝贵的，但制度是廉价的。 用一套廉价的制度去保护宝贵的信任，这才是聪明的老板，如果你觉得让员工把钱交回公司太麻烦，那是你的流程设计有问题，而不是制度本身的问题，哪怕你只是规定“每天下班前必须把收到的钱转入公司账户”，也能挡住90%的风险。

报销制度：别让“白条”满天飞

说到报销,这绝对是私人企业财务重灾区的一大痛点。

【生活实例】 有个做贸易的朋友跟我吐槽，他们公司以前没有报销制度，员工出差或者办事，花了多少就报多少，拿张收据甚至拿个手写的条子（行话叫“白条”）就能领钱，后来他一查，发现有个销售经理，每个月报销的打车费比他工资还高，甚至还有员工拿着去商场买衣服的小票去报销，理由竟然是“见客户需要穿得体面”，朋友想发火，但碍于没有提前定规矩,只能吃哑巴亏。

【个人观点】 私人企业的报销制度不需要像世界500强那样搞复杂的ERP系统，但必须守住“真实”和“相关”两个底线。

我建议制定一个极简版的《报销手册》：

时效性： 所有费用必须在发生后3天内（或一周内）报销，跨月不报，这能防止积压太多单据,最后乱成一锅粥。
证据链： 必须有正规发票，对于一些确实拿不到发票的小额支出（比如路边摊搬运费），可以建立“采购验收单”制度，由经手人、验收人、老板三方签字，代替发票,但这部分金额要严格控制。
标准透明： 别搞暗箱操作，出差住酒店多少钱一晚，打车能不能报，请客户吃饭一顿标准多少，把这些标准贴在墙上，大家都在规则内办事,谁也不吃亏。

我觉得，报销制度不仅是管钱，更是管人。 一个连几百块钱发票都想弄虚作假的员工，你敢把大客户交给他吗？通过财务报销这个窗口，你能看清员工的职业操守,这比HR的背景调查还准。

库存管理：看不见的“黑洞”

对于有实体的私人企业（比如零售、制造、餐饮），库存就是钱，但我发现，很多老板对现金很敏感,对库存却很迟钝。

【生活实例】 我有个开五金店的老客户，他总觉得仓库里堆满了货就心里踏实，每次厂家搞促销，他就大量进货，结果我去帮他盘点的时候，发现仓库角落里堆着十年前的螺丝钉，早就生锈不能用了；还有一批流行的电动工具，因为更新换代，现在成了滞销货，价格跌了一半都卖不出去，账面上看，这些货都是“资产”，价值几百万；那些就是废铁和垃圾，老张看着账本觉得自己有钱，真要周转的时候,发现一分钱现钱都拿不出来。

【个人观点】 这就是典型的“账实不符”，简单的财务制度里，必须包含“定期盘点”这一条。

我建议私人企业至少每季度要进行一次大盘点。