会计凭证的作用主要包括，从柴米油盐到商业帝国的基石

作为一名在注会行业摸爬滚打多年的“老会计”，我看过太多企业因为一张小小的凭证起死回生，也见过不少庞然大物因为凭证链条的断裂而轰然倒塌，在外行眼里，会计凭证可能就是那一堆堆贴满发票、看着就让人头疼的纸片，或者是财务软件里枯燥乏味的分录，但在我看来，它们是有温度的，有记忆的，甚至是这家企业最诚实的“告白书”。

当我们谈论会计凭证的作用主要包括哪些方面时，我们实际上是在探讨一家企业如何记录过去、控制现在以及预测未来，这不仅仅是教科书上的考点，更是商业世界运行的底层逻辑，我想抛开那些晦涩难懂的专业术语，用更接地气的方式，和大家聊聊会计凭证到底在干什么，以及为什么它如此重要。

记录经济业务：它是企业的“黑匣子”与“记忆胶囊”

会计凭证最基础、也最核心的作用，就是记录经济业务，如果把一家公司比作一个人，那么会计凭证就是它的日记本，记录着它每一分钱的来龙去脉。

生活实例： 想象一下，你每个月都要还房贷、交水电费、买菜、给孩子交学费，如果你不记账，到了月底你会发现工资莫名其妙就“蒸发”了，为了搞清楚钱去哪了，你开始用手机记账软件记下每一笔支出：“10月1日，超市采购，300元”，这其实就是在编制最原始的“会计凭证”。

对于企业来说,这个过程更加复杂且严谨，每一张发票、每一张入库单、每一张银行回单，都是经济业务发生的证明。

我的个人观点： 我认为，记录不仅仅是数据的堆砌，更是对商业事实的“定格”，在审计工作中，我经常遇到这种情况：老板拍着胸脯说我们去年赚了一个亿，但当我们翻开凭证库，却发现所谓的“收入”只有一张口头协议的复印件，没有发票，没有银行回单，在会计准则的世界里，没有凭证支撑的“赚了一个亿”，就像没有照片的“环球旅行”，只是个美好的幻想。

会计凭证在这里的作用,就是充当了企业的“黑匣子”，当发生争议、当记忆模糊、当人员更迭时，凭证是唯一不会撒谎的证人，它忠实地记录了：谁、在什么时间、做了什么业务、涉及了多少钱，这种“忠实性”，是会计行业的灵魂。

监督经济活动：它是企业的“安检门”与“防火墙”

很多人觉得财务就是事后算账,其实不然，会计凭证的填制和审核过程，本身就是一道强有力的监督防线，这是会计凭证作用中非常关键但常被忽视的一点。

生活实例： 这就好比你要出国旅游，在过海关之前，必须经过一系列的检查：护照有没有？签证有没有？行李里有没有违禁品？海关人员（在这里就是财务人员）会仔细核对你的每一个证件和物品。

在企业里,当业务人员拿着一堆发票来报销时，财务人员首先要做的不是付款，而是审核这张凭证，发票是真的还是假的？抬头对不对？金额有没有被涂改？这笔钱是不是真的为了公司花的？有没有经过领导审批？

具体场景： 我曾经审计过一家贸易公司，有一次，他们的销售经理拿了一张巨额的“咨询费”发票来报销，后面附了一张简单的咨询合同，从表面看，凭证要素齐全：发票、合同、审批单都有，我们在审核凭证时发现了疑点：所谓的“咨询公司”刚注册半个月，且没有固定的办公场所，通过进一步核查这张凭证背后的资金流向，我们发现这笔钱其实是回流到了销售经理的私人账户，用于商业贿赂。

正是因为我们在审核会计凭证时多问了一个“为什么”，多看了一眼“附件”，才及时发现了这起舞弊行为。

我的个人观点： 会计凭证是企业的“安检门”，在这个环节，财务人员不仅是记录员，更是守门员，我常说，好的财务不是只会做账的“账房先生”，而是懂风险控制的“风控专家”，如果会计凭证失去了监督作用，企业的钱袋子就等于向所有人敞开，那离破产也就不远了，每一张凭证的审核，都是在为企业的资产安全上一把锁。

登记账簿的依据：它是摩天大楼的“地基”

会计凭证是登记账簿的直接依据,如果没有凭证，会计账簿就成了无源之水、无本之木，在会计核算程序中，我们遵循“凭证 -> 账簿 -> 报表”的逻辑，这一作用，保证了会计信息的真实性和可追溯性。

生活实例： 这就好比我们在盖楼房，会计报表是我们要盖的摩天大楼，大家都喜欢看大楼盖得高不高、漂不亮（利润多不多、资产大不大），大楼能盖多高，完全取决于地基打得牢不牢，会计凭证，就是埋在地下、平时看不见但至关重要的“地基”。

如果地基（凭证）是虚的，是用烂泥糊弄的，那么无论大楼（报表）装修得多么豪华，一阵风吹来，它就会倒塌，当年震惊世界的安然公司丑闻，本质上就是地基出了问题——他们通过复杂的特殊目的实体（SPE）掩盖债务，而这些背后的凭证和链条是经不起推敲的。

我的个人观点： 在实际工作中，我见过很多创业者不重视凭证，觉得“把账做平”就行，他们甚至为了省税，让会计在没有真实凭证的情况下“调账”，这种做法无异于在沙滩上盖城堡，一旦税务局上门稽查，或者投资人进场做尽职调查（DD），只要一翻凭证底稿，所有谎言都会瞬间瓦解。

作为专业人士,我必须强调：会计凭证是法律效力的起点，在法庭上，在税务局面前，账簿记录的说服力远不如一整套原始凭证链条，只有基于合法、合规凭证的账簿，才是经得起历史检验的账簿。

明确经济责任：它是职场中的“免责金牌”与“责任状”

会计凭证不仅是物的记录,更是人的记录，通过在凭证上的签字盖章，明确了相关人员（经办人、验收人、批准人）的经济责任，这一作用，在大型企业和国有单位尤为重要。

生活实例： 这就像我们在快递包裹上签字一样，一旦你签了字，就代表你确认了包裹是完好的、数量是对的，如果以后发现包裹里东西碎了，或者数量少了，这个签字就是追责的依据。

在公司的报销单上,通常会有三栏签字：经办人、部门经理、财务审核。

经办人签字：证明这事是我办的，东西我买了，真实性我负责。
部门经理签字：证明这事是我批准办的，这笔钱该花，合理性我负责。
财务审核签字：证明发票合规、流程合规，合规性我负责。

具体场景： 我有个朋友在一家上市公司做采购总监，有一次，一批采购的原材料到了，质检部门没仔细看就在入库单上签了字，财务看到入库单就付款了，结果生产线使用时发现这批材料全是次品，造成了巨大的损失。事后追责，虽然采购总监有领导责任，但那张签了字的入库单（会计凭证的附件）让质检部门和财务部门也脱不了干系，那张凭证，就是明确他们玩忽职守的铁证。

我的个人观点： 很多人讨厌签字，觉得流程繁琐，但我认为，签字是一种保护，对于管理者来说，签字意味着你行使了权力，但也意味着你尽到了审查义务，如果在一张虚假的凭证上签字，那就是给自己埋下了“定时炸弹”，会计凭证在这里的作用，就是划清了责任的边界，在商业世界里，信任是昂贵的，制度是廉价的，而凭证就是制度的载体。

演进与思考：从纸质到电子，凭证的“灵魂”未变

聊到这里,我们不得不谈谈当下的变化，随着电子发票、数电票（全电发票）的普及，以及财务机器人（RPA）的应用，会计凭证的形态正在发生翻天覆地的变化。

以前,我们老会计讲究“贴票要平整，胶水不能多”，现在更多的是“数据抓取、自动生成”，很多人问我：“老师，以后都是自动化了，会计凭证的作用是不是变小了？”

我的个人观点： 恰恰相反，我认为会计凭证的作用在数字时代反而被放大了。

效率的提升带来了更高的监管要求： 以前手工做账，一个月做几百笔就累死了；现在系统一秒钟处理几万笔，凭证的海量化，意味着我们能从凭证中挖掘出更多维度的数据信息（比如通过分析餐饮凭证推测公司的业务拓展活跃度）。
电子凭证的“唯一性”挑战： 纸质发票丢了还能复印，电子发票如果重复报销，风险很大，这对会计凭证的“唯一性标识”作用提出了更高的技术要求。
审计线索的隐蔽性： 电子凭证容易被篡改且不留痕迹（虽然都有日志，但技术门槛高），这使得作为“审计线索”的会计凭证，其安全性变得更加脆弱，也更重要。

生活实例： 这就好比以前我们用胶卷相机拍照，每一张底片都是物理存在的，很难造假；现在我们用数码相机，PS技术太强大了，照片（凭证）可以随意修改，正因为如此，现在的数码照片都加了“元数据”和“区块链水印”来证明真实性，电子会计凭证的发展也是如此，我们需要更强的技术手段来保障它的“法律效力”。