新手怎么做报表步骤，从拿到一堆乱七八糟的凭证到出一份漂亮的财务报表

说实话,每次看到刚入行的小朋友对着电脑屏幕发呆，手边堆着像小山一样的原始凭证，眼神里透着清澈的愚蠢和深深的焦虑时，我都想拍拍他们的肩膀说一句：“别慌，姐/哥当年也是这么过来的。”

做报表这事儿,在老会计手里那是行云流水，但在新手眼里，简直就是把一堆乱码翻译成外星文，但咱们做财务的，报表就是我们的脸面，也是老板看懂公司的唯一窗口，我就不跟你搬书本上那些借必相等、贷必相符的枯燥理论了，咱们用大白话，结合点生活里的例子，聊聊新手到底该怎么做报表。

第一步：像大厨备菜一样，整理和审核原始凭证

你想象一下,如果你要做一道满汉全席，第一步是不是得先把菜买回来，洗好、切好？做报表也是一样，原始凭证就是你的“食材”。

很多新手一上来就想往Excel里敲数字,这是大忌，如果凭证是错的、乱的，你后面做得再漂亮也是垃圾。

具体怎么做？ 你得把你手头的发票、银行回单、合同、入库单全部摊开，这时候，你得带着一种“找茬”的心态去审核。

看抬头： 发票上的公司名字对不对？税号对不对？我见过最离谱的，把办公用品买成了“老婆大人零食店”的抬头，这种票要是贴上去，老板看了不打死你才怪。
看金额： 发票金额和实际付款金额对不对？有没有“大头小尾”的情况？
看签字： 该领导签字的地方签了吗？该验收的验收了吗？

生活实例： 这就好比你去超市买牛奶，你得先看保质期（发票有效性），再看是不是你要的那个牌子（业务真实性），最后结账小票得拿在手里（完整性），如果你拿了一张过期的牛奶小票去财务报销，这就叫“原始凭证审核不通过”。

我的个人观点： 这一步虽然繁琐，但它是报表的“地基”，我常跟徒弟说，做会计要有“洁癖”，在凭证整理阶段就把那些不合规的、模棱两可的单据剔除出去，后面的日子你会好过很多，别为了做人情，收了一堆烂单子，最后结账的时候哭都来不及。

第二步：编制记账凭证，这是在“写故事”

凭证整理好了,接下来就是做记账凭证，这一步，其实就是把业务发生的“故事”用会计语言翻译出来。

新手最容易卡在这儿,不知道该选什么科目，是进“管理费用”还是“销售费用”？是“预付账款”还是“应付账款”？

具体怎么做？ 你要看业务的本质。

分清部门： 销售部老王报销差旅费，那就是“销售费用-差旅费”；行政部小李买打印纸，那就是“管理费用-办公费”。
分清性质： 公司买了个电脑，能用好几年，那就是“固定资产”，不能一次性进费用，得慢慢折旧；但买了个笔，几块钱，直接进费用就行。

生活实例： 这就好比你在家里记账，你老公花5000块买了个钓鱼竿，这玩意儿能用几年，那就是家里的“固定资产”；但他花了50块买鱼饵，这属于当天的“消耗品”，直接从当月的零花钱里扣，如果你把买钓鱼竿的钱全算在今天花销了，那你月底看账单肯定吓一跳，觉得今天破产了，做报表也是同理，要遵循“权责发生制”，谁受益谁承担，什么时候受益什么时候记。

我的个人观点： 千万别做一个“凭证机器”，有些新手指着科目表，看哪个顺眼就往哪个填，这是对自己职业不负责任，你要去问，去了解这笔钱到底是干嘛的，不懂就问业务部门，别不好意思，把科目选准了，你的报表才能反映出真实的经营状况，如果本来是销售花的钱，你记到了管理费用，老板一看报表，“怎么销售部这么省钱？行政部怎么这么败家？”这决策就全乱套了。

第三步：T型账户与科目汇总表，这是“中场休息”

做完凭证,别急着出报表，你得先过一遍账，或者生成科目汇总表。

这一步是为了什么？是为了检查，虽然现在财务软件（如金蝶、用友）都很智能，能自动生成明细账和总账，但新手一定要养成“核对”的习惯。

具体怎么做？ 看看你的科目汇总表借方合计数是不是等于贷方合计数，如果不等，那肯定哪里凭证做错了，或者是数字敲错了。

虽然现在软件很少会算不平,但你要警惕“平衡的假象”，你应该借记“银行存款”，结果手抖借记成了“库存现金”，虽然金额没变，借贷也平了，但账是真的错了。

生活实例： 这就像你收拾衣柜，你把上衣、裤子、袜子都分门别类叠好，最后你得数一数，总数对不对，如果昨天你有10双袜子，今天洗完晾完只有9双，那肯定有一只掉在洗衣机里了，这时候如果不找，直接把柜门关上（出报表），以后你穿衣服的时候发现少只袜子，那就麻烦大了。

我的个人观点： 很多新手觉得这一步多余，软件都算好了，我看什么？大错特错，软件是死的，人是活的，在这个阶段扫一眼各科目的发生额，凭直觉判断一下异常，你看到“财务费用-利息收入”这个科目本期发生额是负数（或者红字），这很正常；但如果你看到“管理费用”本期发生了500万，而上个月才5万，这时候你的“会计直觉”就该报警了，是不是把本该资本化的支出给费用化了？多看这一眼，能救你的命。

第四步：结账，这是“关门前盘点”

到了月底,该做的凭证都做了，该核对的都核对了，就到了结账环节。

这一步主要包括计提、摊销和结转损益。

计提折旧： 别忘了固定资产每个月都要折旧。
计提工资： 工资一般是下月发，但本月要先计提进成本费用。
结转损益： 把收入类、成本费用类科目的余额，都转到“本年利润”里去。

生活实例： 这就像餐馆打烊，服务员把桌子收了，厨师把灶台关了，老板得坐下来算算今天的流水，今天的食材成本是多少（主营业务成本），卖出去多少钱（主营业务收入），房租水电是多少（期间费用），最后算出来的，就是今天赚的钱（本年利润），如果你不结转损益，就好比卖了一天的菜，钱收了，但不知道赚了多少，那这一天不是白干了？

我的个人观点： 结账是新手最容易出bug的环节，尤其是“跨期”问题，比如12月的费用，发票1月份才来，这时候你能不能在12月计提？一定要跟税法和公司的制度结合好，我见过太多新手，为了图省事，收到发票才做账，结果导致11月份的报表利润虚高，12月份的报表利润突然跳水，这叫“报表失真”，做财务的，讲究的就是一个“配比”，该在哪个月认列，就别拖到下个月。

第五步：编制资产负债表，这是拍一张“全家福”

好了,前面的铺垫都做完了，现在开始正式出表，首先是资产负债表。

这张表是时点数据,也就是说，它是截止到那一天，公司有多少资产，欠了多少债。

具体怎么做？ 根据总账科目的余额填列。

货币资金： 现金+银行存款+其他货币资金。
应收账款： 别直接填余额，要减去坏账准备。
未分配利润： 这是利润表滚存下来的结果。

生活实例： 资产负债表就是一张“体检照”+“家底清单”。左边（资产）是你家里有的房子、车子、存款、还没收回来的借条。右边（负债和权益）是你欠银行的房贷、欠朋友的钱，以及你自己真正拥有的净资产。这张表必须平衡，因为“资产=负债+所有者权益”，这就好比你买房子（资产），首付是你自己攒的钱（所有者权益），贷款是欠银行的钱（负债），房子价值永远等于首付加贷款，一分不多一分不少。

我的个人观点： 新手看资产负债表，往往只看数字准不准，但我建议你要学会看“勾稽关系”，你看看“应收账款”是不是跟“营业收入”匹配？如果收入增长了50%，但应收账款增长了200%，这说明什么？说明公司为了冲业绩，疯狂赊销，钱都没收回来，这就是报表给管理层的信号，做报表的，不能只做填空题，要做阅读理解。

第六步：编制利润表，这是放一场“电影”

接着是利润表,这张表是时期数据，反映的是一段时间内（比如1月1日到1月31日）公司赚了多少钱。

具体怎么做： 这一步相对简单，基本上就是把刚才结转损益的数据搬过来。营业收入 - 营业成本 - 税金及附加 - 销售费用 - 管理费用 - 财务费用 + 投资收益 + 公允价值变动收益 = 营业利润。然后再加减营业外收支，减去所得税，就是净利润。

生活实例： 利润表就像是一场“电影”，它记录了你这一个月的奋斗过程。一开始是开场秀（营业收入），为了这场秀你买了服装道具（营业成本），租了场地（销售费用），请了群演（管理费用）。电影放完了，票房减去成本，就是你的利润。如果是正数，叫盈利；如果是负数，叫亏损。

我的个人观点： 很多新手在做利润表时，最容易忽略“其他收益”或者“营业外收入”的区别，比如政府补助，现在很多都要进“其他收益”而不是“营业外收入”了，这直接影响你的扣税净利润，千万别想当然地把它扔到营业外，这会影响税务申报，一定要关注“毛利率”，如果毛利率突然掉得厉害，要么是成本核算错了，要么就是业务出了大问题，这时候，做报表的你，就是第一个知道内幕的人。

第七步：编制现金流量表，这是摸一摸“钱包”

也是新手最头疼的——现金流量表，这张表是反映钱进进出出的情况。

很多人觉得这张表最难,因为它不能直接从余额表取数，需要分析。

具体怎么做： 如果你用的是专业的财务软件，通常可以设置公式自动取数，但作为新手，你得懂原理。

经营活动： 卖货收到的钱，付供应商的钱，发工资，交税。
投资活动： 买理财、买厂房、买设备。
筹资活动： 借钱、还钱、发股利。

生活实例： 现金流量表就是你的“钱包流水”。你可能觉得利润表上赚了100万很开心，但一看现金流量表，发现“销售商品收到的现金”是0，全是“应收账款”，这时候你就得哭出来了，因为那是“纸面富贵”，兜里没钱，下个月工资都发不出。这就像你觉得自己很有钱，因为借出去几百万（应收账款），但实际上兜里连买包烟的钱都没有（经营性现金流枯竭）。

我的个人观点： 现金为王，这是我作为注会行业写作者最想强调的一点，新手做表，往往把现金流量表当作最后凑数的任务，随便填填平就算了，千万别这样！现金流量表是检验企业有没有“造血能力”的金标准，如果连你自己都编不平现金流量表，说明你对资金流向根本没搞清楚，我建议新手初期用“倒挤法”或者“辅助核算”来做，虽然笨，但能逼你理清每一笔钱的去向。