哥几个好久不见!今天来跟大家伙儿唠唠我们公司那点儿财务上的事儿。我们公司不大,以前财务上那叫一个乱七八糟,真是一笔糊涂账。
你问我为啥会想着弄个财务管理制度出来?还不是被逼的!以前,大家伙儿用钱那叫一个随意。老板,心情好了就批点儿钱,心情不好就不批。钱花了也不知道花哪儿去了,月底一瞅报表,好家伙,就剩个数字,明细根本对不上。有时候公款私用都有,回头要查起来,谁也说不清。我看着就头疼,觉得这样下去真不是个事儿,迟早得出大问题。
瞎猫碰死耗子,开始摸索
那时候我寻思着,不行,得把这摊子事儿给捋清楚了。可我一个搞业务的,哪懂什么财务管理?但架不住我这人爱折腾,就想着自己动手,丰衣足食。我做的第一件事儿,就是上网瞎逛,各种论坛、博客、小公司经验分享,我挨着看。没啥章法,就图个大概了解,看看别人家小公司都是咋管钱的。
这一看,我发现很多小公司也有类似的问题,也都是从乱到整。我心里就有了点底,知道这活儿虽然难,但也不是啥高科技,努努力也能搞定。
土法上马,先搞框架
我琢磨着,既然要整顿,就得先有个章程。我直接拉着我们管钱的小妹儿,还有几个经常跑外勤的同事,开个小会。我问他们平时用钱、报销,都是啥情况,有啥不方便的,有啥觉得不合理的。大伙儿七嘴八舌一说,问题可真不少。
我当时就自己拿个本子开始记,把大伙儿说的痛点,还有网上看来的那些制度点,混在一起,自己琢磨着搭了个架子。没啥专业词儿,就是大白话:
钱要咋用?——预算这块
花了钱咋报销?——报销流程
公司进出的钱咋算?——现金银行管理
货款怎么收发?——应收应付
这个最简单,也最难。我当时的想法就是,干啥事儿,大钱必须先说清楚。项目立项前,得把大概花销列出来,老板同意了才能花。小钱,比如买个办公用品,也有个限额。超过了,就得申请。
这个是重头戏。以前大家报销就是把发票一扔,说句“老板,我花了钱”,然后等着批。现在不行了!我要求他们填个简单的报销单,写清楚谁花的钱,啥时候花的,花在哪儿了,花的是啥事儿。还得有经手人签字,证明这笔钱确实花了。我们部门经理先签字,确认没问题,再交给财务小妹儿审核,老板签字放款。这样一来,谁也不敢乱来了。
以前公司账上多少钱,真就只有老板和财务小妹儿知道个大概。现在我要求财务小妹儿每天都得登记,公司银行账户里进了多少钱,出了多少钱。现金也是,一笔一笔地记。月底还要对账,银行账单和我们自己记的账要对上。对不上,就得找原因。这样至少能知道,公司账上到底有多少钱,钱去了哪儿。
这个也挺重要。我们公司经常有客户欠款,或者我们要给供应商打款。以前都是口头说,或者老板记得。现在我让财务小妹儿拉个清单,每个月都更新:谁欠我们钱,欠了多少,啥时候该收;我们欠谁钱,欠了多少,啥时候该付。到点儿了就催,就付。
推行起来,困难还不少
这套制度刚拿出来的时候,大家那叫一个抵触!抱怨声此起彼伏,都说我搞得太复杂,太麻烦。有的同事报销单不会填,有的觉得老是签字太耽误事儿。老板一开始也觉得我瞎折腾,怕影响大家积极性。但我这人认准的事儿就得干到底。
我就一个个地给他们解释,为啥要这么做。给财务小妹儿画流程图,手把手教她怎么记账、对账。给业务同事发报销单模板,让他们照着填。遇到问题就改,不顺畅的地方就调整。比如一开始报销单太复杂,我就简化了,只留最核心的几项。老板那边,我就定期汇报,告诉他现在账目比以前清楚多了,哪些地方省了钱,哪些地方可能存在漏洞。
慢慢地,也就走上正轨了
这么折腾了大半年,这套制度才算真正地跑起来。大家也慢慢习惯了。公司财务情况那叫一个明明白白。每个月我都能看到一份简单的报表,知道钱花哪儿了,赚了多少,亏了多少,公司有多少存款,欠了多少钱。心里有底了,做决策也敢干了。
虽然我们这套制度跟大公司那些专业的比起来,可能就是个“土法炼钢”,但是对我们这样的小公司来说,真真是解决了大问题。它不是那些花里胡哨的东西,就是把最基本的钱怎么用、怎么花、怎么收、怎么付,给规范化、透明化了。
所以说,不管公司大小,财务管理这东西,真的不能马虎。哪怕咱们不是专业的,自己摸索着搞一套实用的出来,对公司也是天大的好事儿。别怕麻烦,动手了,总比原地踏步强!

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