询证函的会计分录怎么做？小白也能看懂的指南

大家伙儿，今天咱们聊聊询证函这个事儿，好多刚接触会计的小伙伴一听到这个名词就蒙圈，更别说怎么做会计分录了。我当初刚学那会儿也一样，感觉特复杂，后来自己琢磨了一套笨办法，今天就给大家分享分享，保证小白也能看懂。

我第一次接触询证函的懵圈经历

那会儿我刚毕业进了一家小公司做出纳，年底盘点的时候，老板让把所有银行存款、借款、往来款都搞个“函证”。我一听就懵了，函证是后来才知道，就是给银行、客户、供应商发个信，让他们确认一下咱们账上记的对不对，这就是询证函。

刚开始我以为这只是个跑腿活儿，把表格填好寄出去就行。结果，老板突然问我：“小张，这些函证的费用和回来确认的账务处理，你心里有数吗？”我当时头上直冒汗，费用还好说，直接走管理费用，但那些回函确认的金额，怎么在账上体现？

实践出真知：询证函的分录处理

咱们得把这个事儿分成两块来看：发送询证函的成本和根据回函调整账目的处理。

第一块：发出询证函的费用

这部分简单，就是咱们寄信、快递、人工的成本。一般都是小钱，直接计入当期的管理费用。

• 发生费用时（比如花了快递费）：

  借：管理费用——审计费（或类似科目）

  贷：银行存款/库存现金

这个没啥说的，跟咱们日常报销一个快递费没区别。

第二块：根据回函调整账目

这才是重头戏，也是大家最容易搞混的地方。询证函回来的结果，通常有两种情况：一种是完全一致，那万事大吉，不用动账；另一种是不一致，这就需要咱们根据实际情况来调整账目。

最常见的不一致，发生在银行存款和应收应付账款上。

1. 银行存款的差异处理

银行回函说他们账上跟你对不上，通常是因为未达账项，比如咱们已经记账了，钱发出去了，但银行还没处理；或者银行已经记账了，咱们这边还没收到通知。

这时候，我们一般是先做个银行存款余额调节表。如果差异是暂时的，等它自然调节就行，不用做分录。但如果发现是咱们记账记错了，那就得动刀了。

• 如果发现是咱们公司多记了收入（比如记账时多敲了个零）：

  借：主营业务收入（或其他相关科目）

  贷：银行存款

• 如果发现是少记了支出：

  借：管理费用/销售费用

  贷：银行存款

简单说，就是哪儿记错了，就从哪儿调回来。

2. 应收/应付账款的差异处理

这个更复杂，客户或供应商回函说，咱们的欠款/被欠款金额跟他们账上的对不上。这可能涉及到几个原因：有的是途中的货款（时间差），有的是咱们漏记了退货或折扣，有的是坏账。

a. 确认是漏记了折扣或退货

比如，咱们账上应收客户10万，客户回函说只欠9.5万，差的5000是给客户的销售折扣，但是咱们没记。

• 调整应收账款（确认折扣）：

  借：销售费用/财务费用（根据公司政策，销售折扣属于啥就记啥）

  贷：应收账款——XX客户

b. 发现对方款项确认为坏账

如果发现客户已经破产，这个钱要不回来了，或者通过各种方式确认这笔款项变成了坏账，那就得做坏账准备或直接冲销。

• 确认坏账（如果之前有计提坏账准备）：

  借：坏账准备

  贷：应收账款——XX客户

• 如果坏账准备不够冲或直接冲销：

  借：信用减值损失（新会计准则）/管理费用（老准则，或根据公司政策）

  贷：应收账款——XX客户

总结我的实战心得

询证函的分录看着复杂，核心就是四个字：纠正错误。

咱们拿到回函，先别急着做分录，第一步是找到差异的原因。是时间差？是漏记了？还是真的成了坏账？

一旦原因明确了，分录就好做了。哪儿错了，就反方向去调。比如应收账款多了，就贷方冲减；费用少了，就借方增加。咱们的目的就是让咱们的账，和实际情况，和审计师确认的结果对上。

我的经验就是，别怕麻烦，一步步来，把每笔差异都搞清楚，分录自然就水到渠成了。