大家伙儿,今天咱们聊聊询证函这个事儿,好多刚接触会计的小伙伴一听到这个名词就蒙圈,更别说怎么做会计分录了。我当初刚学那会儿也一样,感觉特复杂,后来自己琢磨了一套笨办法,今天就给大家分享分享,保证小白也能看懂。
我第一次接触询证函的懵圈经历
那会儿我刚毕业进了一家小公司做出纳,年底盘点的时候,老板让把所有银行存款、借款、往来款都搞个“函证”。我一听就懵了,函证是后来才知道,就是给银行、客户、供应商发个信,让他们确认一下咱们账上记的对不对,这就是询证函。
刚开始我以为这只是个跑腿活儿,把表格填好寄出去就行。结果,老板突然问我:“小张,这些函证的费用和回来确认的账务处理,你心里有数吗?”我当时头上直冒汗,费用还好说,直接走管理费用,但那些回函确认的金额,怎么在账上体现?
实践出真知:询证函的分录处理
咱们得把这个事儿分成两块来看:发送询证函的成本和根据回函调整账目的处理。
第一块:发出询证函的费用
这部分简单,就是咱们寄信、快递、人工的成本。一般都是小钱,直接计入当期的管理费用。
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发生费用时(比如花了快递费):
借:管理费用——审计费(或类似科目)
贷:银行存款/库存现金
这个没啥说的,跟咱们日常报销一个快递费没区别。
第二块:根据回函调整账目
这才是重头戏,也是大家最容易搞混的地方。询证函回来的结果,通常有两种情况:一种是完全一致,那万事大吉,不用动账;另一种是不一致,这就需要咱们根据实际情况来调整账目。
最常见的不一致,发生在银行存款和应收应付账款上。
1. 银行存款的差异处理
银行回函说他们账上跟你对不上,通常是因为未达账项,比如咱们已经记账了,钱发出去了,但银行还没处理;或者银行已经记账了,咱们这边还没收到通知。
这时候,我们一般是先做个银行存款余额调节表。如果差异是暂时的,等它自然调节就行,不用做分录。但如果发现是咱们记账记错了,那就得动刀了。
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如果发现是咱们公司多记了收入(比如记账时多敲了个零):
借:主营业务收入(或其他相关科目)
贷:银行存款
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如果发现是少记了支出:
借:管理费用/销售费用
贷:银行存款
简单说,就是哪儿记错了,就从哪儿调回来。
2. 应收/应付账款的差异处理
这个更复杂,客户或供应商回函说,咱们的欠款/被欠款金额跟他们账上的对不上。这可能涉及到几个原因:有的是途中的货款(时间差),有的是咱们漏记了退货或折扣,有的是坏账。
a. 确认是漏记了折扣或退货
比如,咱们账上应收客户10万,客户回函说只欠9.5万,差的5000是给客户的销售折扣,但是咱们没记。
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调整应收账款(确认折扣):
借:销售费用/财务费用(根据公司政策,销售折扣属于啥就记啥)
贷:应收账款——XX客户
b. 发现对方款项确认为坏账
如果发现客户已经破产,这个钱要不回来了,或者通过各种方式确认这笔款项变成了坏账,那就得做坏账准备或直接冲销。
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确认坏账(如果之前有计提坏账准备):
借:坏账准备
贷:应收账款——XX客户
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如果坏账准备不够冲或直接冲销:
借:信用减值损失(新会计准则)/管理费用(老准则,或根据公司政策)
贷:应收账款——XX客户
总结我的实战心得
询证函的分录看着复杂,核心就是四个字:纠正错误。
咱们拿到回函,先别急着做分录,第一步是找到差异的原因。是时间差?是漏记了?还是真的成了坏账?
一旦原因明确了,分录就好做了。哪儿错了,就反方向去调。比如应收账款多了,就贷方冲减;费用少了,就借方增加。咱们的目的就是让咱们的账,和实际情况,和审计师确认的结果对上。
我的经验就是,别怕麻烦,一步步来,把每笔差异都搞清楚,分录自然就水到渠成了。

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