被老板逼着做资产盘点,从零开始折腾出个表格
我跟你说,年底了,老板突然想起公司的固定资产好久没盘点了,大手一挥,这活儿就砸到我头上了。我当时就懵了,我们公司大大小小的东西加起来得有几百件,从电脑主机到办公桌椅,再到那些工具设备,平时谁管过这事儿?
第一步:理清思路,到底要盘点
我做的就是赶紧找个明白人问问,固定资产盘点到底要干些无非就是搞清楚“家底”:哪些东西还在?哪些用坏了?哪些找不到了?然后把这些信息都规规矩矩地记下来。我发现,以前公司虽然也有零散的记录,但是东一份西一份,根本没法汇总。
我决定从头开始,搭一个统一的记录模板。
从Excel表格开始的摸索之路
我打开Excel,琢磨着需要哪些字段。最基本的肯定要有:
- 资产编号:这个必须有,独一无二,方便以后查找。
- 资产名称:这叫电脑、打印机还是电钻?
- 规格型号:具体是哪个牌子哪个型号?
- 启用日期:啥时候开始用的,算折旧得用。
- 存放地点:在哪儿放着?行政部?仓库?
- 使用人/部门:谁在用这个东西?责任人是谁?
- 账面价值:财务那边的原始价值是多少?
- 盘点状态:重点来了,是“存在”、“报废”、“待报废”还是“盘亏”?
- 备注:有什么特殊情况,比如损坏程度,或者待处理意见。
我把这些字段都敲进了第一行,一个简单的表格骨架就出来了。这只是个初稿,实际操作的时候发现问题多了去了。
实地盘点与模板优化
拿着这个初稿,我就开始跑各个部门,挨个儿对东西。这一跑不要紧,发现很多数据对不上号。
痛点一:编号混乱。以前有些资产根本没贴编号,或者编号贴纸掉了。我现场就得赶紧用标签打印机补上,然后跟采购记录核对,确认它的身份。
痛点二:地点变更。很多东西都被挪了地方,比如行政部的投影仪,现在在会议室用。我不得不增加一个“实际存放地点”的字段,用来区分和账面记录的差异。
痛点三:状态难定。有些旧电脑虽然还能开机,但运行慢得像蜗牛,大家都不想用了。这种我得标记成“建议报废”,不能直接算“存在”。所以我在“盘点状态”后边又加了个“处理意见”,让大家写清楚。
经过一轮折腾,我的表格模板终于定型了。我给它起了个名字叫“固定资产盘点汇总表(Ver 3.0)”,因为前面两个版本都是废稿。
关键操作:利用数据有效性和筛选功能
为了让同事们填表时不出错,我特意在Excel里设置了数据有效性。比如“盘点状态”那个单元格,我只允许他们从下拉菜单里选“存在”、“报废”或“盘亏”,省得大家自己瞎写。
然后,我教大家使用筛选功能。这样一来,老板想看哪个部门的资产,或者只想看那些“建议报废”的资产,只需要点一下筛选按钮,就能一秒钟汇总出来,别提多方便了。
最终成果:一键汇总,老板满意
等我把几百条数据全部录入并核对完毕,再把这个最终的汇总表交给老板时,他老人家看着那清晰明了的分类和汇总数据,果然没说什么废话,就直接签字通过了。
这份模板现在成了我们公司固定的资产盘点工具,每年底拿出来一套用,确实省了不少事。我整理了一下,把一些敏感信息删掉,做成了一个通用模板。如果你也被资产盘点这事儿折磨着,直接拿去用,能让你省下大把时间去喝咖啡。

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