前几天去帮一个老哥处理他们公司的烂账，刚进那间堆满文件的屋子，我就被那股子陈年旧纸的味道给冲得头晕。那老哥指着墙角几个掉漆的铁皮柜子跟我说，这些都是十来年前的凭证，丢也不是，留着又占地方，问我到底得留多久。我当时心里咯噔一下，虽说干这行久了，但现在这规定改得快，哪怕是资深的老会计，如果不盯着新规看，也容易掉坑里。索性趁着这回帮他理账的机会，我把新版的管理办法从头到尾翻了个底朝天，实实在在地走了一遍流程。
以前是十五年，现在起步就是三十年
我先把手里的陈年旧账分类。翻开那本落满灰的规章制度，我才发现很多人的脑子还停留在老黄历上。现在的会计凭证，不论是原始凭证还是记账凭证，保管期限已经统一从15年延长到了30年。这就是我帮那老哥干的第一件事：把那一堆打算当废品卖掉的2010年的凭证给拦了下来。按照现行的办法，这些东西起码还得在柜子里再躺个十来年才能动。
我一边搬砖似的把凭证重新入库，一边跟他磨叨。现在的三十年是个大门槛，账簿也是三十年。不过也有例外的，比如那种年度财务报告，也就是咱们说的年报，那可是要永久保存的。还有那种涉及由于特殊原因还没结清的债权债务原始凭证，就算到了三十年，只要账没清，你还是得老老实实留着，一张都不能少。
实践中的坑：电子凭证到底留不留纸质版？
理完实物账，那老哥又给我出了个难题。他掏出一盘乱七八糟的U盘和移动硬盘，说现在好多发票都是电子的，是不是存电脑里就完事了？我直接告诉他，别想得太简单。虽然现在国家推行会计档案数字化，但你得满足一系列硬性条件，比如有可靠的防篡改手段、有备份、能随时调取查看。
- 如果你只是打印出来贴在报销单后面，那原件的电子档必须也得存不能删。
- 如果没有专门的电子档案管理系统，我建议还是老老实实打印一份纸质的归档，两手准备最保险。
- 电子凭证的保管期限和纸质的一模一样，也是三十年，别以为存硬盘里就能随意清理。
一步：销毁流程绝对不能省
忙活了快一周，我们终于理出了一批真正过期的、能销毁的东西。我没让他直接拉去造纸厂。我带着他先编制了一份会计档案销毁清册，把要销毁的凭证名称、起止年度、档案编号都写得清清楚楚。然后我盯着他去找了单位负责人签字，还专门跑了一趟档案管理部门报备。销毁的时候，必须有会计机构和档案机构各派一个人在旁边盯着，这叫监销。等彻底磨成纸浆了，还得在清册上签个名，这整套活儿才算干完。
我之所以对这些流程记得这么清，是因为早年间带我的师父就因为少签了一个名，在审计查账的时候被骂得狗血喷头，差点把饭碗丢了。干会计这行，稳重比啥都重要。别觉得这些条条框框麻烦，真等到出事查账的时候，这些存了三十年的纸片子就是你3、也是最硬的保命符。临走前，我看着那老哥重新贴好封条的铁柜子，心里总算踏实了。这三十年的规矩，守的就是一份心安。
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