这学期刚结束那阵子,我大侄子拎着一堆成绩单跑来找我,说是学校要算什么加权平均分,用来评奖学金。他拿着个计算器搁那儿一个一个加,又是乘学分又是除总分的,算得满头大汗,结果算到一半还按错了一个数,又得推倒重来。我瞅他那费劲样儿,实在看不下去了,一把夺过鼠标,直接带他在这电脑表格里走了一遍,不到一分钟就清爽了。
第一步:先把基础数据码齐整
我先让他把成绩单上的东西一股脑全敲进Excel里。第一列写课程名,第二列写成绩,第三列写这门课对应的学分。很多人算快了容易乱,就是因为没把这些“原材料”摆我强迫他检查了两遍,确保没把85分写成58分,毕竟数据要是错了,你后面技巧再牛也是白搭。
第二步:放弃笨办法,直接上组合函数
我看着他还在那儿想弄个“成绩乘以学分”的辅助列,我赶紧给他按住了。我说你整那么多列看着不心烦吗?我直接找了个空白格子,敲了一个叫SUMPRODUCT的函数。这个词儿虽然长,但就是个“乘积求和”的意思。我鼠标一拉,选中所有成绩那几行,打个逗号,再一拉,选中对应的所有学分那几行。
这一步操作完,Excel就自动帮我把“第一科成绩×第一科学分 + 第二科成绩×第二科学分……”这一串大活儿干完了。但这还没完,这只是个分子,还没除以总学分。
第三步:一气呵成的除法运算
我直接在刚才那个公式后面打了个斜杠,也就是除号。接着又敲了一个SUM函数,把那一整列的学分全选进去。点一下回车,那个精确到小数点后好几位的加权平均分直接就蹦出来了。我大侄子眼睛都直了,问我是不是变了魔术,这哪是魔术,这就是单纯的偷懒技巧。
为了让他以后自己能搞定,我还教了他两个特别实用的细节:
- 批量处理: 如果要算全班人的,就把公式里的学分列用F4键锁死,这样往下拉公式的时候,学分范围就不会跟着乱跑了。
- 格式美化: 那一长串小数点看着太乱,我顺手在设置单元格格式里选了保留两位小数,整整齐齐,看着就舒心。
我为啥对这套操作这么熟?
这事儿还得从我以前在一家小私企带实习生说起。那时候正赶上年底考核,老板突发奇想非要给几十个销售员按不同的业务权重算提成。原本这活儿是财务大姐干的,结果大姐那两天正好家里有事请假,老板就把活儿扔给了我。我当时也是硬着头皮现翻教程,结果在那儿倒腾了半宿,发现就是这一个嵌套公式的事儿。
后来公司因为效益不好裁员,我这种“啥都会点”的居然留到了那阵子真是累得够呛,一个人顶三个人的活儿,天天跟各种报表死磕。后来我也想开了,这种没日没夜的加班太废人,我就在那次大裁员后不久自己也提交了辞呈。走的那天,我把自己总结的一套Excel快捷操作表全删了,只带走了脑子里这点实战经验。
现在我在家里接点整理数据的活儿,偶尔帮亲戚朋友算算账。这生活节奏虽然慢了,但心里踏实。很多看起来麻烦的事儿,只要你肯花点心思琢磨一下工具怎么用,真的能省下大把的时间去喝茶、晒太阳。这就是我一直乐于分享这些小技巧的原因,毕竟生活不是为了那几张表格活的,效率高一点,自己的时间就能多一点。

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