管理费用二级科目如何做账？3个步骤让你轻松掌握！

管理费用二级科目如何做账？3个步骤让你轻松掌握！

大家今天咱们聊聊管理费用这事儿，特别是它下面的二级科目，很多刚上手的小伙伴容易被绕晕。真不复杂，我当初也是摸爬滚打过来的，总结了3个步骤，跟着我的路子走，基本就稳了。

我记得刚开始接触这个的时候，公司规模不大，会计科目设置得比较随意，管理费用下面就挂了个“办公费”、“差旅费”，简单粗暴。后来公司大了，业务多了，光是“管理费用”一个总账根本说不清钱花哪儿了，领导让我重新梳理二级科目，那叫一个头大。

第一步：摸清家底，确定科目分类

你得知道，管理费用到底包括哪些东西。它主要就是指企业行政管理部门为了组织和管理生产经营活动而发生的各项费用。我当时的做法是，先把所有可能涉及到的开支拉个清单。比如，工资福利、办公用品、水电暖、折旧摊销、业务招待、诉讼费、咨询费等等，能想到的全写上。

这一步就像是打地基，千万别漏了。我当时差点把“无形资产摊销”忘了，后来是在翻看财务报表附注的时候才想起来补上。一定要结合自己公司的实际情况，看看过去几个月，甚至一年，到底哪些钱是固定要花的。

• 人员相关： 比如管理人员工资、社保、公积金、职工教育经费。
• 办公相关： 办公费、水电费、物业费、租赁费。
• 运营相关： 业务招待费、差旅费、审计咨询费、诉讼费。
• 资产相关： 固定资产折旧费、无形资产摊销费。

我当时分得特别细，光是“人员相关”就拆了三个二级科目，方便月底核算部门成本。

第二步：明确入账逻辑和凭证要求

科目定下来了，接下来的重点就是怎么记账。管理费用的二级科目，本质上都是借方科目，发生时借记，期末一般不结转（或者结转到利润表），最终核算的是本期的管理成本。

核心在于原始凭证的审核。这是我以前栽过跟头的地方。比如业务招待费，税务局查得严，你得有招待清单、经办人签字、发票抬头要对。我刚开始图省事，一张发票就直接挂“业务招待”，结果月底报销时，领导一看，这不合规。后来我强制要求，凡是涉及业务招待，必须附上详细的招待说明和参与人员。

我的做法是给每个二级科目都写一份“入账指南”：

• 办公费： 需要办公用品采购清单，入库单（如果有），发票。
• 差旅费： 需要差旅费报销单、机票/高铁票、住宿发票，并注明出差事由。
• 固定资产折旧： 按月计提，通过制单生成凭证，不需要外部发票。

这样一来，出纳和记账员就知道，拿到的单子要满足哪些条件，才能顺利入我的账。

第三步：制作标准会计分录模板

有了分类，有了审核标准，一步就是固化分录，让做账变得像流水线作业。很多二级科目，分录都是固定的，写下来，下次直接套用，速度能提升一大截。

我举几个最常见的例子，大家可以参考：

1. 支付管理人员工资与社保（最常见）

管理费用的重头戏就是人工成本。发工资时，我们通常这么做：

借：管理费用—工资（或管理费用—薪酬福利）

贷：应付职工薪酬—工资

交社保公积金，企业承担的部分，也是走管理费用：

借：管理费用—社会保险费

贷：应交税费—应交社保/公积金

2. 报销办公用品（小额高频）

财务部买了打印纸、笔墨等：

借：管理费用—办公费

贷：银行存款/库存现金

3. 计提固定资产折旧（月底必须做）

管理部门使用的电脑、办公楼的折旧：

借：管理费用—折旧费

贷：累计折旧

通过这三个步骤下来，从原始单据的接收、审核，到二级科目的分类，再到最终凭证的制作，整个流程就清晰完整了。记住，二级科目设定的目的就是为了让公司的管理成本去向更清楚，方便内部控制和外部审计。只要逻辑自洽，能够清晰反映费用的用途，就是一套成功的二级科目体系。

一开始可能觉得繁琐，但跑顺了之后，月底对账和出具报表，效率会高得惊人。