手工记账凭证如何填写，一名老会计的避坑指南与实操心法

在这个ERP系统、财务软件满天飞的时代，咱们坐下来聊聊“手工记账凭证如何填写”这个话题，乍一听似乎有点“老古董”的味道，你可能会说：“老师，现在谁还手写凭证啊？都是一键生成，自动结转。”

这话没错，但我作为一名在注会行业摸爬滚打多年的写作者，我想非常诚恳地告诉你：手工填写记账凭证，是每一个财务人员的“内功心法”。 就像学武术要先扎马步，学书法要先练描红一样，如果你不懂手工凭证背后的逻辑，哪怕你操作再熟练的SAP或金蝶，你也只是一个“填表机器”，一旦系统报错，或者遇到特殊的非标业务,你立马就会两眼一抹黑。

我就不给你搬教科书上那些死板的条条框框了，咱们像师徒俩在茶馆里喝茶聊天一样，把这件事掰开了、揉碎了讲，我会结合我当年“手残”被骂的经历，以及后来带新人的经验,给你来一场最接地气的实操教学。

准备工作：工欲善其事，必先利其器

咱们先别急着动笔，填凭证是一场关于“精准”的仪式感。

我记得刚入行那会儿，在一家小事务所实习，那时候所里还没完全电子化，每个月初最头疼的就是整理上个月的凭证，我的师父，一位头发花白的老注会，他看凭证的第一眼，不是看金额对不对，而是看“字漂不漂亮”。

我的观点是：凭证的整洁度，直接反映了会计人员的职业态度。

你需要准备的东西很简单：一支黑色的中性笔（千万别用蓝墨水，更别用圆珠笔，档案保存不住）、一把直尺（画线用）、还有你的耐心。

这里有个生活实例：有一次，我为了赶进度，随手抓了一支笔就开始狂写，结果到了年底，审计抽查凭证时，发现那支笔是褪色笔，字迹淡得几乎看不见，老合伙人把那本凭证往桌上一摔，那声音我到现在都记得，他说：“财务数据是企业的命脉，你连字都留不住，怎么留得住真相？”从那以后,我填凭证前一定会检查笔芯。

日期的填写：不仅仅是今天几号

“手工记账凭证如何填写”的第一步，往往是日期，很多人觉得这太简单了,直接写当天的日子不就行了？

大错特错。

日期的填写原则是：业务发生的时间，而不是你填凭证的时间。

举个具体的例子：假设你是出纳，1月30日，老板拿着一张12月25日的出租车票来报销，说是上个月出差忘了报，这时候,你这张记账凭证的日期应该写哪天？

如果你填1月30日，那这笔费用就记在了1月份，导致12月份的利润虚高，1月份的费用虚增，正确的做法是，虽然你今天（1月30日）才做这笔分录，但凭证的日期应当追溯到业务所属期间,或者至少在摘要里明确标注。

但在实际操作中，为了账务处理的及时性，我们通常要求“日清月结”，也就是说，当天的业务当天就要做成凭证，大部分情况下，日期就是你填写的当天，但如果是跨月的调整分录，那日期的学问就大了,这里就要涉及到权责发生制和收付实现制的博弈。

我的建议是： 除非是极其复杂的账务调整，否则严格遵循“业务发生日”原则，如果做不到,至少保证在同一个会计月度内。

摘要的编写：学会讲故事

是凭证的灵魂，我看过太多新人的凭证，摘要栏里就两个字：“报销”、“提现”或者“付款”。

拜托，咱们做财务的，最重要的就是留下痕迹，十年后，如果你已经离职了，新来的会计翻开这本凭证，看到“报销”两个字，他得抓狂，他得去翻后面的附件，看看到底是谁报了什么，去哪儿报的。必须包含三个要素：谁 + 做了什么 + 为什么（或者对象）。**

咱们来看个生活实例对比：

糟糕的摘要： 报销。
合格的摘要： 销售部张三报销差旅费。
完美的摘要： 销售部张三报销北京参展差旅费（附机票发票）。

你看，第三个摘要，哪怕过了十年，不看附件，我也知道这笔钱是干嘛的,甚至知道去查什么发票。

我的个人观点是： 摘要写得好，审计查账没烦恼，很多审计调整事项，就是因为摘要不清，双方扯皮半天，多写几个字不累，但能省去未来无数的麻烦，别吝啬你的墨水,把故事讲清楚。

会计科目的选择：别做“借贷机器人”

说到“手工记账凭证如何填写”的核心，那绝对是会计科目的选择，这是区分“会计”和“记账员”的分水岭。

很多初学者背分录背得滚瓜烂熟：借银行存款，贷主营业务收入，但在实际业务中,科目的选择是充满了主观判断和职业估计的。

举个例子：公司买了一台电脑,花了4000块钱。

情况A：你是把它记入“管理费用-办公费”还是“固定资产”？
情况B：如果是记入固定资产,折旧年限选3年还是5年？

这就需要你对准则有理解，如果公司内部规定固定资产标准是5000元，那你记入费用是合规的；如果标准是2000元，那你记入费用就是违规的,属于故意调节利润。

再比如,老板从公司拿走20万。

新手的做法： 借其他应收款 - 老板。
高手的做法： 先问清楚这钱是干嘛的，是借去买房（长期不还），还是拿去出差备用（短期回款），如果是年底还没还的借款，根据税法规定，是要视同分红交个税的！这时候你如果不做纳税调整,公司就要面临税务风险。

我的观点是： 填写凭证时，每一个科目的背后，都要有一个“为什么”，如果你只是机械地把数字填进借贷方，而不去思考业务实质，那你永远成不了CFO，手工凭证的好处就在于，它给了你这几秒钟的思考时间，让你在落笔前,必须过一遍脑子。

金额的填写：这里的“黑魔法”最多

终于写到金额了，这是手工凭证最容易出错,也最讲究规矩的地方。

货币符号（￥）： 这个符号必须死死地卡在数字的最左边，不能留空隙，为什么？为了防止有人在这前面加数字，如果你写成“ ￥ 1000”，中间有空隙，坏人就能改成“ 1￥ 1000”或者“ 10￥ 1000”，这叫“防篡改”。
分位节： 虽然现在会计准则不强制要求打分位号（那个逗号），但我强烈建议你打上，看“1,000,000.00”比看“1000000.00”要舒服得多,而且不容易看错位数。
角分位： 如果没有角分，不要空着，也不要打横杠，要补两个“00”，如果是整数，就写到“.00”为止。
最后一行： 如果这一页凭证写满了，但还有余额怎么办？在合计栏的下一行，摘要栏写“结转下页”,金额栏只填借方或贷方的合计数。

这里有个我亲身经历的“惨案”：我刚做会计时，有一张凭证金额是1250.00，我手一抖，把“0”写得像“6”，后来对账时，差了10块钱，我和出纳翻了三天的凭证，最后才发现是我那个“0”写得飞了边，出纳付款时看成了1256,或者是我自己登记账本时登错了。

从那以后，我练就了一手“方块字”，数字要写得有棱有角，1要竖直，7要横，0要圆。我的建议是： 别在财务凭证上练行书，咱们要的是清晰、准确，甚至有点丑的“印刷体”才是最好的。

附件张数：别让发票“裸奔”

凭证的右下角，有个“附件张数”，很多人填凭证时，习惯先写分录，最后再随手填个数,千万别这样！

附件张数是证明你这笔分录真实性的证据链长度。

具体的计算规则是：

实际的原始凭证（发票、收据）算几张。
如果有报销单,报销单本身算一张。
如果发票太小，贴在粘贴单上，那么粘贴单算一张，后面那些小发票虽然贴了很多，但在附件张数里通常只算一张（或者根据公司制度，把粘贴单上的明细列出来）。

举个生活实例：员工来报销餐费。

他贴了一张《费用报销单》。
上面贴了5张餐饮发票。
后面附了一张《菜单》作为明细。

这时候，附件张数应该是几张？通常情况下，报销单+5张发票+菜单=7张，但有些公司规定报销单不算附件，只算发票,这就要看你们公司的财务制度了。

我的观点是： 附件张数必须和后面贴的纸严丝合缝，少一张，审计会问“证据缺失”；多一张，说明你数数不认真,这是会计人员严谨性的体现。

错误更正：严禁使用“涂改液”

这是“手工记账凭证如何填写”中最严肃的一条铁律：严禁涂改、刮擦、挖补。

在电脑上，我们改错只需要点一下“删除”或者“反审核”，但在纸质凭证上,那是白纸黑字的法律凭据。

如果你写错了金额，或者写错了科目,怎么办？

如果还没入账： 直接把这张凭证作废（打个叉），重新填一张新的，别心疼纸，凭证不值钱,数据逻辑才值钱。
如果已经入账发现错误：
- 如果是文字错误：用红笔划线，在上方写正确的，并且必须盖上你的人名章或者公章,表示负责。
- 如果是金额错误：这事儿就大了，你不能直接划线改金额，你必须用红字更正法，即填一张红字凭证把原来错的冲销掉,再填一张蓝字凭证写对的。

我记得有一次，一个实习生把一笔5000元的支出写成了50000元，她发现后，悄悄用涂改液涂了，改成了5000，结果被税务稽查的时候发现了，直接怀疑公司有做假账的嫌疑，因为凭证被篡改了，那个实习生被辞退了,公司也被罚了款。

我的忠告是： 手工凭证没有“撤销键”，错了就是错了，按规矩来，用红字冲销，这虽然麻烦，但这是保护你自己的护身符，红字凭证留下的痕迹，证明了你的诚实和纠错过程,而不是掩盖错误。