员工差旅费的会计分录怎么入账？常见问题一次搞定！

刚开始接触这个差旅费报销，我真的是一头雾水。咱们公司不大，之前都是老板自己跑着办，现在业务多了，下面人也开始出差了，这报销单子一堆堆的过来，我得给它捋顺了。

第一次摸索：差旅费的原始凭证怎么处理？

最开始的时候，员工拿来的东西那叫一个五花八门。火车票、飞机票、酒店住宿发票、打车小票，甚至还有吃饭的餐饮发票。我一看，这咋区分哪些能算差旅，哪些是业务招待？

我赶紧去翻了翻公司的《差旅费管理办法》，虽然写得挺简单，但核心抓住了：必须是因公出差产生的，且有合规发票或票据。

• 住宿费：必须是酒店或者旅馆开的发票，抬头得是我们公司。
• 交通费：火车票、飞机票、长途汽车票，这些是硬票据，直接贴上去。
• 市内交通：打车小票或者滴滴截图，这个我们规定是按次或按天定额报销，超过标准的得领导特批。

我的第一步就是：收集凭证，检查真实性和合规性。如果票据不合规，比如发票信息写错了，或者根本不是我们公司的业务，直接打回去重新弄。

会计分录的尝试与修正

凭证收齐了，就开始入账。那时候我记得是月底，财务那边催得紧。

我当时的想法很简单，先把钱给出去，再做记录。

第一种情况：出差前预借了差旅费。

员工小李去广州，借了5000块钱。

借：其他应收款——小李       5000
贷：银行存款/库存现金       5000

等他回来报销的时候，花了4800，还回来200。

我当时就把实际发生的费用记进去了：

借：管理费用——差旅费       4800
贷：其他应收款——小李       4800

然后退回的钱：

借：银行存款/库存现金       200
贷：其他应收款——小李       200

这么一操作，‘其他应收款’科目就清了。

第二种情况：直接报销，没有预借。

小王回来直接拿票报销了3000块钱。

借：管理费用——差旅费       3000
贷：银行存款/库存现金       3000

处理常见问题：餐费和增值税

最头疼的是餐饮费。有时候员工出差，吃饭的发票也拿来报销。一开始我全当差旅费处理了。

后来我们审计说不行，除非是补贴性质的餐费（比如出差补助），否则对外招待性质的餐费得计入“业务招待费”。而且业务招待费有限额，且不能抵扣增值税。

我赶紧调整了核算逻辑：

住宿费、交通费这些，如果取得了增值税专用发票，是可以抵扣进项税的。

比如住宿费1060元，其中税款是60元。

借：管理费用——差旅费 (住宿)       1000
应交税费——应交增值税（进项税额）       60
贷：其他应收款/银行存款       1060

如果是餐饮费，明确是用于接待客户的：

借：管理费用——业务招待费       1500
贷：其他应收款/银行存款       1500

这里面就算有税，也不能抵扣。

后期优化：规范化报销流程

为了让后续工作轻松点，我把报销单彻底改版了。

报销单上必须明确以下几点：

• 出差人员、目的地、事由和时间段。
• 费用明细，必须清晰分开：住宿、交通、餐费（标注是否招待）。
• 负责人和审批人签字。

这样一来，我拿到报销单，一看就知道哪些是计入差旅费，哪些需要转到业务招待费，哪些能抵扣进项税。省去了我反复沟通和确认的时间。

现在我们公司差旅费的核算已经流程化了，月底基本就是直接录入系统，分录非常清晰。只要原始凭证把关后面的账务处理就简单多了。毕竟财务这活儿，流程比技巧更重要。