说起给公司开发票这档子事,早几年我也觉得挺玄乎,总觉得那是会计才懂的高深活儿。直到后来我自己创业,公司里大大小小的事情都得亲力亲为,才发现这玩意儿就是一层窗户纸,捅破了也就那么回事。今天我就把这几年摸爬滚打攒下的领票、开票经验,从头到尾给哥几个盘一遍,省得大家再去求爷爷告奶奶找代办。
第一步:先把基础的硬件环境给搞定
我刚开始那会儿,以为随便找台电脑就能开票,结果碰了一鼻子灰。你得先去申领一个UKey或者金税盘,这玩意儿就像是个数字身份证。我当时是带着营业执照副本和公章,专门跑了一趟政务大厅的税务窗口。现在好多了,好多地方直接网上申请就能邮寄到家。拿到手以后,千万别乱塞,得找台系统稳当点的Windows电脑,把那个配套的开票软件给装上。记得一定要插上那个UKey,电脑才能认出你的公司身份。
第二步:实名认证和票种核定不能少
东西到手了,不代表立马就能开出票来。我第一次操作的时候,软件老报错,后来咨询了半天才知道,你得先在电子税务局里做实名采集。我就拿着手机,对着自己的脸扫了半天,还得让法人的手机也扫一遍。认证完了,还没完,你得看你公司核定的是什么票。是增值税普通发票,还是专用发票?是个点还是三个点?这些在税务局的后台都有记录。要是没核定,你那开票软件里就是空的,一张票也领不着。
第三步:领用发票和读入软件
这一步是我觉得最解压的。以前得去排队领纸质票,现在全是电子票了。我直接登录电子税务局,申请领用个20张或者50张,系统审核通过后,发票代码和号码就发过来了。这时候,你回到那个开票软件里,点那个“发票领用管理”,再点个“下载”,这些空白支票就算正式进到你兜里了。我第一次领到票的时候,心里那叫一个踏实,总算能收钱了!
第四步:正式填开,细节一定要写准
真正动手开票的时候,千万别手抖。我吃过亏,有次把客户的公司名称写错了一个字,结果对方财务直接退回来让我作废,还得重新开,麻烦得要死。你要先管对方要开票信息,现在的扫码开票很方便,让对方甩个二维码过来一扫,抬头、税号全都自动填好了。你自己要填的就是项目名称、单价和数量。记住,一定要选对那个“税收分类编码”,比如你是卖货的还是搞咨询服务的,代码不一样,选错了以后审计会有大麻烦。确认没问题了,点个“开具”,一张带红印章的电子发票就生成了。
第五步:发给客户并做好备份
票开好了,直接下载个PDF或者OFD格式的文件,微信或者邮件发给客户就行。但我有个习惯,也是被以前丢数据搞怕了,我专门弄了个文件夹,按月份把开出去的票全存起来。月末的时候,我还会把开票软件里的汇总数据导出来,发给外账会计。这样哪怕以后电脑坏了或者软件崩了,我手里还有底稿,查账的时候不至于抓瞎。
这几年折腾下来,我发现这开票就是个熟练工种。刚开始觉得步骤多,怕出错,等你自己亲手开过三五张,闭着眼睛都能点对位置。千万别觉得这是什么难如登天的技术活,只要细心点,不去想那些歪门邪道,按规矩来,自己公司的税务自己就能管得清清楚楚。我现在每天雷打不动都要看一眼开票系统,看着那一笔笔进账,心里才觉得这买卖是干踏实了。

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