想跟大家唠唠我们公司这会计制度是怎么一步步弄起来的。这玩意儿听着挺玄乎,但真上手了,也就那么回事儿,关键是得实用,得接地气。
一开始的混乱局面
记得我刚来公司那会儿,财务上那叫一个“自由奔放”。报销?看领导心情。采购?谁方便谁去买,回头拿票来就成。账目?年底对账能把人逼疯。老板也意识到这不行,公司小的时候还能糊弄过去,稍微上点规模,这么搞迟早出大事。
有一天,老板把我叫过去,语重心长地说:“小张(假设我姓张),你看咱们这财务,是不是得规范规范?你琢磨琢磨,搞个制度出来。”我当时心里就咯噔一下,好家伙,这活儿可不轻省。
着手建立制度的过程
第一步,肯定是先摸底。我先是把公司过去一两年的账本、凭证,能找到的都翻出来瞅了瞅。不看不知道,一看吓一跳,五花八门,啥情况都有。然后我就找了几个老员工,特别是经常跟钱打交道的,比如采购、行政,跟他们聊天,问问他们平时都怎么操作,觉得哪些地方不方便,哪些地方容易出问题。
第二步,就是找参考。咱也不是专业的会计出身,闭门造车肯定不行。我就上网搜,看人家别的公司,特别是跟我们行业差不多的,他们会计制度大概是个什么框架。也看了些国家的基本规定,比如啥《会计法》、《企业会计准则》这些,虽然看得我头大,但好歹知道了个大概方向,不能瞎搞。
第三步,开始动笔写初稿。我没想着一步到位,就先搭个架子。主要分了几块:比如总的原则,就是强调个啥事都得有依据,不能拍脑袋;然后是日常报销,哪些能报,哪些不能报,标准是流程怎么走;再有就是资金管理,钱怎么收,怎么付,谁批,谁办;还有资产管理,公司买的那些电脑、桌椅板凳,也得有个数。那时候我还想着,得把什么“权责发生制”这些专业词给写进去,显得咱专业。
写完初稿,我先给老板看。老板看完,眉头一皱,说:“小张,你这写的啥玩意儿,太复杂了,好多词我都看不懂。咱要的是简单明白,能让大家都看懂,能执行的。”
修改与完善
老板这话点醒了我。制度这东西,不是写给专家看的,是给公司上上下下所有人遵守的。于是我又开始第二轮修改。
这回我吸取教训,力求通俗易懂。把那些拗口的专业术语全给删了或者换成大白话。比如,“权责发生制”,我就改成“事情发生了就算,不管钱到没到账”,大概就这个意思。然后把流程图也画上了,一张票从谁手里到谁手里,怎么入账,一目了然。
我还特别强调了原始凭证的重要性。以前大家拿发票不当回事,皱巴巴的,甚至还有手写的白条。我就规定,发票必须清晰、正规,不合规矩的,财务有权拒绝。这个一开始推行,阻力还挺大,有人觉得我小题大做,但坚持下来就好了。
我还加了一条,就是定期对账。不光是年底,每个月都要把银行账、现金账跟会计账对一遍,确保没差错。小错不纠,容易酿成大错。
整个过程,我反反复复修改了好几遍。每改一版,就找几个不同部门的同事看看,听听他们的意见。比如销售问报销差旅费的具体标准,行政问办公用品采购的限额,我都一一记录下来,尽量在制度里体现。
最终的实施与感受
总算是拿出了一版大家都觉得还算靠谱的制度。然后就是开会宣讲,全员培训。刚开始推行的时候,肯定有不习惯的,报销慢了,手续多了,各种抱怨。但我和财务的同事就耐心解释,严格执行。大概过了两三个月,大家慢慢就习惯了。
现在回过头来看,这套会计制度虽然谈不上多完美,但确实让我们公司的财务管理规范了不少。账目清晰了,资金安全了,效率也提高了。 最重要的是,老板心里踏实了。
我自己的感受就是,制定制度这事儿,不能怕麻烦,不能想当然。一定要从实际出发,多听各方意见,写出来的东西才真正有用。而且制度也不是一成不变的,后面随着公司发展,肯定还要不断调整和完善。这算是我在实践中摸索出来的一点点经验,希望能给大家一点启发。
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