发现问题
公司那点财务报销制度，简直乱成一锅粥。报销单子堆得老高，行政同事天天忙得焦头烂额，员工还总在抱怨钱到账慢。我一看，这哪是制度，简直是互相折磨。问题摆在眼前：流程太拖拉，审批环节多，谁签个字都跟挤牙膏似的，搞不好还得靠人情走个后门。去年年终奖发放前，一堆人跑来催报销，行政部直接被堵门了。那场景，真够糟糕的，人人心浮气躁，办公室一股火药味。
我就琢磨，这不行，得动手整一整。正好老板开会提到，要提高行政效率，我就主动接了这个活儿。第一步，我先挨个儿找人聊。找行政部的老刘喝了顿大排档宵夜，他倒苦水说，每次收单子，手续不齐就一堆人返工；员工那边也是，小李报销差旅费，光填表就得折腾半小时，填错还得重来。更烦的是，领导审批时磨蹭几天，卡在邮箱里一动不动。搞来搞去，一个月下来，报销能拖到两周才发钱，员工心都凉了半截。我心里清楚，这事不搞高效，公司气氛早晚爆炸。
动手整改革
既然发现问题，我就开干了。头一个礼拜，我先研究了下公司原有规则：那表格密密麻麻的，全是老古董条款，看得头疼。我赶紧叫上行政组开会，大家七嘴八舌倒苦水。老刘说，得简化表格；小王提议，审批人别搞太多层级。我，拍板决定：先从电子化入手。咱找来公司IT小哥，商量搞个线上系统。这事儿不好整，预算不够还得省着花。我用了个免费小程序，简单修改了下，做成报销专用入口。员工只要手机一扫，上传发票、填基本信息，完事儿。
我把审批流程砍掉一半。以前得过三个领导手，现在改成：
- 员工填表提交后，直推部门主管批 —— 主管天天盯着手机，随手点一下。
- 自动转财务核对 —— 系统比对发票，出错就弹提示。
- 行政放款 —— 不用等纸质文件，直接银行转账。
试用期头两周，简直是灾难。试用期头一周，系统bug满天飞。小李提交张差旅费，愣是卡在审批环节不动；老领导玩不转新系统，还差点摔了平板。我急眼了，坐不住了，直接拉了个微信群，天天群里教大家操作。手把手教行政员小张，他怎么拖都没法儿，我亲自去他工位，掰着手指头讲一遍。还有一回，系统算错钱了，员工炸毛了，我赶紧加班查，发现是公式设置问题，连夜改掉。
效果怎么样
折腾完试点改革，事儿顺溜多了。用这小技巧：
- 表单一键搞定：员工再也不用填那老厚本，手机点点就搞定。
- 审批靠微信群：主管看到消息秒回，卡脖子的地方全没了。
- 出错少到哭：系统自动核对，发票不符直接拒收。
半年下来，报销从原来两周缩到三天搞定。行政部人手闲下来了，老刘乐呵呵说，终于能喝茶了；员工也没抱怨了，小李夸流程利索得像脱缰的野马。公司领导看效率翻倍，还给我加点年终奖意思意思。这招其他公司行政问我怎么学，我就说：别搞复杂，从电子入口下手，砍流程、管群聊，人自然就高效了。省钱省力事儿还办得漂漂亮亮！
还没有评论，来说两句吧...