前段时间，老板找到我，说公司得搞个《企业内部控制手册》，觉得我经验足，这活儿就交给我牵头了。一开始我有点懵，虽然知道内控这东西挺重要，但真要自己从头搞一套手册出来，还是有点头大。
第一步：先搞清楚这玩意儿到底是要干嘛用。
我先没急着动手写，而是花了点时间琢磨。这手册，说白了，不就是把公司里大大小小的事儿，特别是跟钱、跟物、跟人有关的事儿，该怎么做、谁来做、做到哪一步、出了问题怎么办，这些规矩给写明白嘛目的就是让大家做事儿有个章法，别瞎搞，减少出错和钻空子的机会，保护公司财产安全，也让老板心里能踏实点。我就想着，得从这个角度出发来弄。
第二步：收集资料，摸清家底。
光靠想不行，得知道咱们公司现在具体是怎么运作的。我就开始“扫楼”了。财务部、人事部、采购部、销售部、库房、IT部……基本上有点实权的部门，我都去串了个门。当然不是瞎聊，我是带着问题的。
- 钱是怎么收，怎么付的？谁批？谁操作？谁核对？
- 东西是怎么买回来的？谁申请？谁找供应商？谁验货？谁付款？
- 人是怎么招进来，怎么发工资，怎么考核，怎么离职的？
- 合同是怎么签的？谁起草？谁审核？谁盖章？
- 电脑、服务器这些资产，谁在管？权限怎么分？
这个过程真是挺磨人的。得跟不同的人反复沟通，有时候同一个流程，问两个人说法还不一样，我就得再去找他们主管确认。还得看他们现在正在用的各种表格、流程图啥的，把这些零散的东西都收集起来。
第三步：搭框架，开始动笔写。
收集得差不多了，我就开始搭手册的架子。想着得有个总体的说明，就弄了个类似“总则”的东西，简单说说为啥要搞这个手册，适用哪些人哪些事儿，以后怎么更新维护之类的。这个部分相对好写点，就是把之前的想法整理一下。
开始梳理具体业务流程
然后就是重头戏了，把各个部门的业务流程，按照我之前调研了解到的情况，一条条写清楚。我没用太多专业的词儿，就力求大白话，让不是干这行的人也能看明白。
比如采购流程：
- 谁需要买东西，得先填个申请单。
- 部门领导得签字同意。
- 采购部根据申请单去找供应商，比价。
- 定了供应商，签合同（如果金额大）。
- 货到了，库房或者使用部门得验货，确认没问题再签字。
- 财务部收到发票、入库单、合同这些东西，核对无误了再付款。
我就按照类似这样的步骤，把花钱的、管人的、管东西的、签合同的等等主要流程，都尽可能详细地描述了一遍。特别强调了关键的控制点，比如“申请人和审批人不能是同一个人”、“付款前必须核对单据齐全”这种。
第四步：反复修改，征求意见。
初稿写出来厚厚一沓，我自己先通读了几遍，觉得逻辑顺不顺，有没有漏掉啥关键环节。然后就打印出来，分发给之前我去调研过的那些部门负责人看。让他们看看，我写的是不是他们实际操作的那样，有没有不合理或者执行不了的地方。
果不其然，反馈意见一大堆。有的说流程太繁琐了，影响效率；有的说某个环节的责任人写得不对；还有的补充了一些我之前没了解到的细节。我又开了一轮会，跟大家一起讨论，哪些意见是对的，得改；哪些是部门本位主义，得坚持原则。这个过程又是几轮拉锯和修改。
第五步：定稿、发布和宣贯。
改了好几版，总算是得到了大部分人的认可。我就整理了最终稿，提交给老板审批。老板看了看，觉得框架清晰，内容也比较全，就签字同意了。
一步，就是把这份手册正式发布出去。光发个文件还不行，还得组织个简单的培训或者说明会，告诉大家有这么个东西了，以后做事儿得按这个来，特别是关键岗位的人，得让他们明白自己身上的责任。
收尾感想：
整个过程下来，真是挺折腾人的，费时费力。但回头看看，搞出这么一套东西，确实让公司很多事情的流程规范了不少。至少，新来的员工看一看，就知道该怎么做了，老员工也有个参照，不容易出错了。这手册也不是一成不变的，以后公司业务发展了，流程变了，还得跟着更新，这又是个长期的活儿了。不过总算是开了个好头。
还没有评论，来说两句吧...