说起这个会计做帐的流程,当初我刚上手的时候,那真是一头雾水。听着就玄乎,对?什么借贷的,脑袋都大了。硬着头皮也得干,自己的小摊子,总不能稀里糊涂的。我就从最原始的地儿开始摸索,一路磕磕绊绊,也算是总结了点儿土方法。
第一步,肯定是收票子。 我说的这个“票子”,可不单指钱,是各种原始凭证。比如你进货的发票、卖东西开出去的票、银行的流水单、还有那些零零碎碎的费用小票,比如打车票、招待客户吃饭的发票等等。我就把这些玩意儿一股脑儿堆着,月底一看,我那桌子乱得呀,跟个废纸回收站炸了窝似的。后来学乖了,每天或者每周,固定时间就把这些票据收集起来,分门别类放省得到时候抓瞎。
第二步,整理这些票据。 收集回来可不算完,你得检查。看看日期对不对,金额清不清楚,有没有盖章,是不是正规的票。有些人给票据那叫一个随意,真是服了。不合规的,或者看着有问题的,我就赶紧去沟通,要么换票,要么问清楚情况。这一步马虎不得,不然以后都是坑。
第三步,就该做记账凭证了。 这玩意儿听着挺专业,说白了,就是给每一笔经济活动,比如你买了卖了花了啥钱,都单独写个“说明书”。上面写清楚日期、摘要(就是干啥了)、涉及的科目(比如现金、银行存款、应收账款、主营业务收入、管理费用这些),还有金额。我刚开始的时候,就拿个本子,一笔一笔手写,琢磨这个钱是进了哪个口袋,又从哪个口袋出去的。感觉就像在玩拼图,那碎片还老变形。现在用财务软件就方便多了,点点鼠标的事儿,但原理还是一样的。
第四步,登记账簿。 有了记账凭证,接下来就得把这些信息“抄”到相应的账本里去。主要就是总账和明细账。总账是大类,明细账就是细分的。比如“管理费用”是个总账科目,下面的电话费、办公费就是它的明细。我那会儿是真的一笔一笔地登,现金日记账、银行存款日记账每天都要登,其他的明细账和总账可以汇总登。写得我手都快抽筋了。这一步最考验耐心和细心,错一个数字,后面就全乱套。
第五步,对账和结账。 忙活了一个月,到月底了,就得对账。主要是账证相符、账账相符、账实相符。说人话就是,你做的凭证和你手里的原始票据要对得上;你各个账本之间的数据要对得上;你账本上的钱和你实际银行里、钱包里的钱要对得上。银行存款日记账尤其要跟银行对账单逐笔核对。为了那几块钱,折腾了我一晚上,脑仁都疼。对完账没问题了,就可以结账了,把这个月的账给“封”起来,然后才能开始下个月的。
第六步,编制会计报表。 结完账,数据就都出来了。这时候就要根据账簿的数据,编制会计报表了。最主要的就是资产负债表、利润表(也叫损益表)和现金流量表。资产负债表告诉你某一天你公司有多少家底,欠了多少钱;利润表告诉你这个月或者今年你赚了多少,亏了多少;现金流量表反映你现金的流入流出。有时候数字不好看,但好歹心里有数了不是?
第七步,纳税申报。 报表出来了,公司是盈利还是亏损,交多少税也就差不多清楚了。然后就得根据国家的税法规定,按时申报纳税。税务那块儿,可不敢马虎,各种政策也得时时关注着。
一步,整理归档。 所有的记账凭证、账簿、报表,还有那些原始凭证,都得按照月份、年份装订成册,妥善保管。万一以后要查账,或者有什么审计,这些都是依据。桌子利索了,脑子也清醒点儿不是?
基本上我就是这么一套流程自己摸索下来的。过程确实挺繁琐,刚开始也老出错,好几次都想把那些破纸扔了,不干了!但坚持下来,把账目理顺了,看着自己公司的财务状况清清楚楚,那种感觉还是挺踏实的。知道自己这盘“生意”的底细,心里踏实多了,真的。
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