今天唠唠财务岗那堆事儿,前阵子被公司塞了个活儿,让我帮着整明白财务到底该干我干了十几年老会计了,刚听到也懵圈——这还用重新定?后来一碰头才明白,得,原来之前大家都跟无头苍蝇似的乱撞。
从翻烂账本子开始
我先把自己那堆破笔记本翻出来晒了晒。好家伙,上个月报销单和付款申请差点混成团毛线,自己都捋不清哪笔是琢磨着不行,干脆把桌上那堆凭据、银行单、报表一股脑摊地上,像摆地摊儿似的分门别类。
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先扒拉出来几个大坑:
- 管钱的同事天天忙着查快递到没到,报销单堆成山了没空审
- 税务申报那位老哥居然兼职算工资,每次报税截止日前都熬夜到冒烟
- 我这种搞核算的更离谱,月头忙着补上个月凭证,月底又在催业务部交单据
瞅着满地的纸片子突然开窍——原来大伙儿都在当救火队员,哪儿着火扑哪儿,压根儿没个正经分工!
抓着计算器蹲点三天
急吼吼找了财务部所有人开小会,直接甩出灵魂三问:"你今天被啥事儿锤得最惨?明天最怕啥活儿找上门?哪些破事你根本不想碰?" 好家伙,会议室直接炸锅了:
- "供应商催款电话比闹钟还准时,烦得想拔电话线!"
- "业务部报销单填得像鬼画符,退回去重写还要遭白眼"
- "银行流水对不上账,能急出心脏病!"
我抱着计算器蹲在档案室整三天,把大伙儿吐槽的事儿全列成清单。发现扯皮的、踢皮球的、没人接的活儿,基本是四类:要钱的(应收)、付钱的(应付)、数钱的(资金)、算税的(税务)。
拿红笔往墙上糊方案
扯了张会议白板直接开干。左边粘那些扯皮的烂摊子,右边画了四个大格子。抓着彩色便利贴往上糊:
- 给供应商催债那位,便利贴全移进"要钱组",再塞给他对账催款的活儿
- 管报销的小姑娘喜提"付钱组",把审核付款流程全圈给她
- 资金组的老王专心盯银行流水,谁再让他查快递跟谁急
- 税务大哥总算甩掉工资表,专心伺候那些要命的申报表
完事儿指着墙上跟头儿拍胸脯:"往后出纳管收支流水线,会计守核算记账本,税务搞申报生死线,谁再串岗就罚款!" 当场立下军令状让每人签字画押。
拿螺丝刀拧紧发条
结果执行起来傻眼了——小张报税时没调账权限,老王付款查不到历史记录。得,又搬着台式机挨个装系统权限。现在凭证架分三层:顶层付款单,中层报销票,底层税单,像超市货架似的标了荧光贴。
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最狠的是定了个死规矩:
- 每天早上10点资金岗端着咖啡查银行流水
- 下午三点收单员准时去各部门收报销条子
- 月末28号所有人放下活儿跟我搞凭证大扫除
折腾俩月终于顺了,前两天老板娘忽然夸:"最近报销居然三天到账?" 嚯,要知道以前可是要等足半个月!现在想起来还后怕,要是当初没把那些糊涂账摊地上,怕是我们现在还在发票堆里打地鼠!
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