大伙儿晚上今天想跟大家唠唠我自个儿做内账全盘会计那点事儿。这活儿,听着好像挺高大上,一上手,那真是细碎得很,但也确实锻炼人。我刚开始接触的时候也是一头雾水,后来在一家公司实打实地干了几年,才算把这摊子事儿给捋顺了,今天就掏心窝子给大家分享下我那时候是怎么一步步过来的。
一、打好基础:原始凭证是咱的“米”
我每天上班第一件事,就是整理和审核原始凭证。这可是做账的根基,马虎不得。那时候,各种发票、收据、入库单、出库单、报销单堆得跟小山似的。我得一张张看过来:
- 看合规性:费用是不是真的发生了?有没有领导签字?金额对不对得上?附件齐不齐全?比如一张采购发票,我就得瞅瞅有没有对应的入库单,合同条款跟发票信息能不能对上。
- 分门别类:哪些是成本类的,哪些是费用类的,哪些是往来款,都得在脑子里先过一遍,然后贴上标签,方便后面做账。刚开始不熟练,经常分错,后来做得多了,拿到单子扫一眼基本就有数了。
这环节特别考验耐心和细心,一张单子看漏了,后面可能就得翻箱倒柜地找错。
二、日常核心:记账凭证和登账是“家常便饭”
凭证整理好了,接下来就是编制记账凭证。我们那时候用的是一套财务软件,但原理都一样。根据原始凭证,确定会计科目,填写摘要,录入金额。借方贷方得搞清楚,不然账可就平不了。
现金和银行存款日记账那更是每天的重头戏。我得把每一笔现金收支、银行流水都仔仔细细登记到账本上,做到日清月结。每天下班前,我都会盘点一下库存现金,跟现金日记账的余额对一下,确保账实相符。银行存款日记账也是,定期(我们那时候是每周)跟银行对账单核对,有不符的就得赶紧查原因,是银行搞错了还是我们记错了,都得弄明白。
各项费用和成本的核算也穿插在日常。比如员工报销的差旅费、办公费,我审核原始单据没问题后,就做凭证计入相关费用科目。采购材料的成本,销售产品的成本,这些都需要根据入库单、出库单等原始资料来计算和分摊,然后登记到明细账里去。
三、月末重头戏:对账、结账和出报表
平时再细致,月底也是一场“硬仗”。对账是第一关。
- 往来账款核对:我会把应收账款明细账跟销售部门的记录对一遍,跟客户发对账函;应付账款也是,跟采购部门核对,跟供应商对账。有些老赖或者糊涂账,这时候就得花大力气去沟通去催。
- 财产清查:虽然不是每个月都盘点所有固定资产和存货,但会抽查一部分,或者根据制度定期盘点,确保账实相符。发现盘盈盘亏,那都得查明原因,按规定处理。
对账没问题了,就开始计提折旧、摊销费用,比如固定资产折旧、无形资产摊销,还有预提费用啥的。这些都处理完,就可以结转损益了,把收入、成本、费用这些账户的余额转到“本年利润”科目,算出这个月到底是赚了还是亏了。
就是编制会计报表。内账嘛主要是给老板和管理层看的,所以报表格式可能没外账那么死板,但核心的资产负债表、利润表、现金流量表(我们那时候做得比较简易)是必须的。有时候老板还会要一些特定的分析报表,比如各部门费用对比、产品毛利分析等等。这时候就得从总账、明细账里扒拉数据,加班加点做出来。
记得有一次,老板急着要一份最近三个月主要产品的成本构成和利润变动分析,我跟另一个同事俩人,对着一堆数据,又是算又是画图,熬了两宿才弄出来。虽然累,但老板看了报告,拍板做了一个重要的采购决策,那时候觉得自己的工作还是挺有价值的。
四、其他杂活儿:查漏补缺和管理支持
除了上面这些主要的,还有些零碎但重要的活儿:
- 审核原始凭证的合规性、真实性、准确性:这个贯穿始终,付款前都得再把把关。
- 监督公司财物:比如仓库定期报过来的存货数据,我会跟账上的对,看看有没有异常。固定资产的台账也要及时更新。
- 参与费用预算的编制和监控:虽然主要是业务部门提预算,但财务要提供历史数据参考,并且在执行过程中监控实际发生额,超预算了得及时提醒。
- 保管会计档案:做好的凭证、账簿、报表,都得按规定整理、装订、归档,这可是公司的家底,不能丢。
我那时候感觉,做内账全盘,就像是公司的大管家,钱从哪儿来,到哪儿去,花得值不值,都得心里有数。不光是埋头做账,还得抬头看路,能从数据里给老板提供点有用的信息,帮他做决策,这才是内账会计的真正价值所在。
刚开始那会儿,面对一堆数字和单据,头都大了,也出过不少错。但错的多了,被老板“敲打”的多了,也就慢慢摸出门道了。关键还是得细心、耐心、有责任心。这活儿虽然繁琐,但把公司的账务梳理得清清楚楚,明明白白,那种成就感也是实实在在的。
好了,今天就先分享这些我个人的实践过程和一点点体会,希望能对刚接触或者想了解内账会计的朋友们有点帮助。都是大白话,说得比较糙,大家多担待哈!
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