预付账款会计分录怎么做？5个实用步骤快速上手！

上周帮朋友的小公司代账，翻账本看到去年一笔购货订金居然挂"其他应付款"到好家伙，供应商都来催尾款了，账上还趴着五万块糊涂账。当场血压飙升，直接拍桌喊财务小姑娘抱凭证过来复盘。

第一步：翻原始合同揪源头

让出纳把电子合同和银行回执全调出来。发现去年4月签的采购协议写得明明白白："合同生效预付30%，计5万元整"。结果银行流水确实有笔5万转账，备注栏却空着，记账凭证附件就贴了张白条子写"借款"。

• 付款依据是（缺合同复印件）
• 款项性质写没写？（备注栏空白埋雷）
• 会计瞎挂科目为哪般？（财务大姐离职了死无对证）

第二步：洗科目就像洗脏衣服

先把乱炖的"其他应付款"清出来。在记账软件里查科目表，预付账款藏在资产类1131编码下面。小姑娘吓得手抖，我直接抓鼠标操作：

• 红字冲销错误凭证：
  

  借：其他应付款 50,000 （负数冲掉）

  贷：银行存款 50,000 （负数冲掉）



• 重新做正确分录：
  

  借：预付账款—A供应商 50,000

  贷：银行存款 50,000

输金额时出纳嘟囔："这不就是左右手倒腾？"我反手敲她脑门："你把白衬衫染成黑衣服，不得先漂白再重染？！"

第三步：台账比监控探头还重要

做完账发现供应商去年7月就交货了，但台账登记表还停在"已付款5万"。当场打印空白台账表示范：

• 4月8日付30%订金 √
• 7月15日收100%货物 □
• 7月20日发票到位 □

拿红笔把后两项框圈起来："这两个√不补齐，月底盘点又得哭！"

第四步：到货冲账就像拆快递

翻出7月的入库单和发票，增值税专票价税合计16万。戳着计算器教财务：

"之前付的5万是定金对？现在要把这笔钱从'预存'变成'消耗'"

借：库存商品 141,176 （16万÷1.13）

借：应交税费—增值税 18,824

贷：预付账款 50,000 （把定金用掉）

贷：银行存款 110,000 （补剩余70%货款）

小姑娘盯着预付账款的贷方喊神奇："原来订金就是个中转站！"

收尾：强迫症式打补丁

突然想起供应商今年2月返过一笔质保金，又翻凭证抓出个漏洞：对方退款2千元，账上竟然冲减了"管理费用"。气得我亲自改凭证：

借：银行存款 2,000

贷：预付账款—A供应商 2,000 （本来多付的押金就该回这里）

关账前把财务按在电脑前："现在点开预付账款明细账，看看是不是从5万变成0了？"看着屏幕点头才放人。账做平那瞬间，连窗外知了声都变好听了。

• 预付账龄超1年的要当警报（我这笔5个月还算快）
• 定金变坏账必须计提损失（好在这回有惊无险）



• 千万别学我朋友公司拿excel代替财务系统（光找凭证就花了3小时）

搞完瘫在办公椅上啃冰棍，朋友还问："这么简单的事你折腾大半天？"我甩他一沓20页的凭证："你试试在孩子玩具房找颗特定乐高零件？"

现在这客户每次付款前，财务都主动往我微信拍合同+转账截图。你看，账清楚人才清爽不是？